Quá trình làm hồ sơ xin visa kỹ năng đặc định Tokutei tưởng đơn giản nhưng thực tế lại dễ thiếu sót nếu không nắm rõ yêu cầu. Nhiều bạn đến lúc nộp mới phát hiện thiếu giấy tờ, sai thông tin, phải bổ sung rồi chờ lại từ đầu. Để tránh mất thời gian và lỡ kế hoạch sang Nhật, bạn cần biết chính xác yêu cầu giấy tờ xin visa kỹ năng đặc định mới nhất 2025. Bài viết này sẽ tổng hợp đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu nhất cho bạn.
Để làm hồ sơ xin visa kỹ năng đặc định, các bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu từ phía Nhật Bản. Việc thiếu dù chỉ một tài liệu có thể khiến bạn bị trì hoãn hoặc từ chối cấp visa. Cụ thể như sau: - Hộ chiếu còn hiệu lực: Bắt buộc phải còn thời hạn sử dụng ít nhất 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng Tokutei: Là bằng chứng bạn đã vượt qua kỳ thi tay nghề do Nhật tổ chức, phù hợp với ngành nghề xin visa.
- Chứng nhận đỗ kỳ thi tiếng Nhật: Tối thiểu JLPT N4 hoặc kỳ thi tiếng Nhật Foundation do OTIT/Prometric tổ chức.
- Tư cách lưu trú (COE): Một số trường hợp công ty tiếp nhận hỗ trợ làm COE để rút ngắn quy trình xin visa.
- Ảnh thẻ: Phông nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng, đúng chuẩn ảnh visa.
Ngoài các giấy tờ trên, tùy thuộc từng trường hợp cụ thể (thực tập sinh chuyển Tokutei, du học sinh,...) có thể yêu cầu bổ sung thêm một số tài liệu khác. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ xin visa đặc định, bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu từ đơn vị tiếp nhận hoặc cơ quan lãnh sự để không bị thiếu sót. Chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu để tăng khả năng đậu visa và rút ngắn thời gian xét duyệt.
>> Xem thêm: Điều kiện chuyển tokutei Nhật Bản mới nhất và chi tiết
Nếu bạn là thực tập sinh mong muốn chuyển sang visa Tokutei. Ngoài bộ hồ sơ xin Tokutei thông thường, bạn cần bổ sung thêm giấy hoàn thành chương trình TTS kỹ năng 3 năm do nghiệp đoàn cấp. Đây là giấy tờ quan trọng nhằm chứng minh bạn có kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề xin chuyển đổi. Đồng thời đủ điều kiện miễn kỳ thi kỹ năng tay nghề và tiếng Nhật khi làm hồ sơ Tokutei.
Việc chuẩn bị đầy đủ những tài liệu bổ sung này không chỉ thể hiện tính trung thực, minh bạch của hồ sơ mà còn giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và tăng khả năng đậu visa Tokutei ngay từ lần đầu.
>> Giải đáp: Lương trung bình 1 tháng ở Nhật là bao nhiêu?
Hồ sơ xin visa Tokutei cần được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng và đúng thứ tự để tránh bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ xin visa Tokutei một cách chuyên nghiệp, đúng chuẩn.
Phân loại hồ sơ theo nhóm: cá nhân – công việc – pháp lý Đầu tiên, bạn cần chia hồ sơ thành ba nhóm chính: hồ sơ cá nhân (hộ chiếu, ảnh thẻ,…), hồ sơ công việc (chứng chỉ Tokutei, tiếng Nhật) và hồ sơ pháp lý (giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE). Việc phân nhóm giúp bạn dễ kiểm tra và tránh thất lạc giấy tờ xin tokutei quan trọng. Chuẩn bị giấy tờ bản gốc và bản photo Tất cả giấy tờ xin visa kỹ năng đặc định cần được chuẩn bị theo hai bản riêng biệt: bản gốc để đối chiếu và photo để nộp cho cơ quan xét duyệt. Một số loại giấy tờ yêu cầu dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật.. Kiểm tra thông tin trùng khớp trên tất cả giấy tờ Một lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại là thông tin cá nhân không thống nhất: họ tên có dấu và không dấu, ngày tháng sinh bị sai lệch giữa hộ chiếu và giấy khai sinh, địa chỉ không rõ ràng. Trước khi nộp, hãy rà soát kỹ toàn bộ giấy tờ để đảm bảo tất cả thông tin trùng khớp, tránh bị nghi ngờ gian lận giấy tờ. Đánh dấu hoàn tất từng hồ sơ theo danh sách kiểm tra Bạn nên tự tạo hoặc sử dụng một bảng checklist hồ sơ xin visa Tokutei gồm tất cả các loại giấy tờ cần nộp. Sau đó đánh dấu từng mục đã chuẩn bị xong. Việc sử dụng checklist giúp bạn kiểm soát tiến độ, tránh sót hồ sơ và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước ngày nộp. Đây là cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để tăng tỷ lệ hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu.
>> Giải đáp: Tokutei gino 2 có bảo lãnh được không?
Hồ sơ xin visa Tokutei nếu không được chuẩn bị đúng cách như: thiếu giấy tờ, nộp muộn, thông tin kê khai không trung thực,... Nhiều bạn thường chủ quan trong khâu hồ sơ dẫn đến mất cơ hội hoặc phải nộp lại nhiều lần, gây tốn thời gian và chi phí. Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây. Kê khai sai hoặc thiếu trung thực trong đơn xin visa Nhiều trường hợp người lao động điền thông tin thiếu chính xác về quá trình học tập, làm việc, địa chỉ cư trú hoặc mục đích xin visa. Chỉ cần một điểm không khớp, ví dụ: thời gian làm việc không trùng với giấy xác nhận. Hồ sơ bị đánh giá là thiếu minh bạch và có thể từ chối ngay lập tức. Vì vậy, hãy kê khai trung thực và kiểm tra kỹ từng mục thông tin trước khi nộp. Thiếu giấy tờ quan trọng trong bộ hồ sơ Trong quá trình hoàn thiện giấy tờ xin visa kỹ năng đặc định, người lao động thường nghĩ chỉ cần có hộ chiếu, ảnh thẻ là đủ. Và quên mất những giấy tờ bắt buộc như chứng chỉ kỹ năng đặc định, chứng chỉ ngôn ngữ hoặc giấy hoàn thành chương trình thực tập sinh. Một số trường hợp khác nộp bản gốc nhưng thiếu bản sao hoặc có bản sao nhưng không công chứng, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ. Do đó, việc lập checklist giấy tờ và đối chiếu trước khi nộp là bước không thể bỏ qua. Nộp hồ sơ muộn hoặc sau thời hạn quy định Hệ thống xét duyệt visa Tokutei quy trình rất chặt chẽ và thời gian xử lý cụ thể. Nếu bạn nộp quá sát ngày dự kiến xuất cảnh hoặc sau thời điểm COE hết hạn. Hồ sơ có thể không được tiếp nhận hoặc bị trả về. Để tránh rủi ro, các bạn cần chủ động xác định mốc thời gian quan trọng: ngày nộp, thời hạn của COE và thời gian xử lý của Đại sứ quán Đức. Nộp hồ sơ sớm không chỉ giúp bạn chủ động hơn mà còn tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp với đơn vị tiếp nhận.
Chia sẻ thực tế từ bạn TTS Nguyễn Khánh An: “Mình từng nghĩ hồ sơ xin visa Tokutei chỉ cần nộp mấy giấy cơ bản như hộ chiếu, ảnh thẻ, chứng chỉ là xong. Ai ngờ lúc nộp mới biết còn thiếu giấy chứng nhận hoàn thành TTS 3 năm. Vì bổ sung muộn nên hồ sơ bị trả về, mình phải dời lịch nộp gần một tháng. Mất thời gian và cũng khá mệt vì phải xin lại giấy tờ. Từ đó mình rút kinh nghiệm là phải kiểm tra kỹ từng giấy tờ trước khi nộp, thiếu một cái phải bổ sung kịp thời và đầy đủ”.
Chuẩn bị giấy tờ xin visa kỹ năng đặc định không khó, nhưng dễ thiếu sót nếu chủ quan. Do đó, việc nắm rõ giấy tờ cần thiết và sắp xếp đúng ngay từ đầu giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Bạn hãy luôn kiểm tra kỹ từng mục, hỏi rõ nếu chưa chắc và đừng để đến sát hạn mới chuẩn bị. Một bộ hồ sơ đầy đủ, rõ ràng chính là bước đầu tiên để bạn đặt chân đến Nhật và ổn định công việc.
